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大型仪器共享平台

发布时间: 2017-09-20


大型仪器设备共享平台

通过实验室资源共享管控平台,快速有效实现仪器设备开放和预约,同时对大精仪器的使用状态进行监控、安全准入、计费收费等进行专业管理,使得仪器设备管理工作能更好的服务于全校师生,更好的为学校领导提供决策支持。从职能上主要解决以下问题:

【针对职能管理者】

提高优质资源共享,实现仪器共享开放。以服务为导向,有效整合业务流程,打破空间限制、地域界限、部门界限以及学校限制,将仪器设备进行开放共享共用,提高设备投资效益,更好服务科研教学与创新人才培养。解决仪器的使用率统计及绩效内容的统计及分析功能,有效的协调资源计划与配比,提高智能管理效率。有效汇总及定位仪器使用的问题判别和定位,汇总决策报表,统一进行问题决策,减少投资;

【针对实验室管理者】

解决仪器管理者繁重重复的日常管理及数据汇总维护工作,监控大精仪器的使用状态,包括仪器的真实电器环境(电流电压),获取设备使用的真实情况,保障设备的正常运行;实现对仪器设备的运行安全监控,实现对仪器的全面使用状态检测:精确到监测仪器是否运行、关机、休眠、空载状态

【针对广大师生】

实现科研教学仪器设备的有效使用,提高科研和教学水平。


1.1 系统设计


1.1.1 概念流程


1.1.2 系统流程




1.1.3 系统功能



1.1.4 运行流程



1.1.5 部署架构




1.2 仪器设备信息管理


1.2.1 仪器设备基础信息管理


仪器从学校共享库导入,手工填写补充字段;

同步资产处字段:仪器编号、仪器名称(中文)、仪器名称(英文)、生产厂商名称、国别、仪器规格型号、仪器供应商、仪器购买日期、仪器入账日期、仪器价格、存放地点、院系备注、部门编号、领用人、项目来源、使用方向、所属管理员、创建者、更新者、仪器状态(正常使用、维修中、维护中、教学使用中、故障、借用中,暂停使用)

填写的字段:出厂编号、型号、出场日期、厂商地址及联系方式、供应商联系方式、所属类型、主要技术指标、功能应用范围及特色、仪器使用相关说明、注意事项、仪器使用手册(上传电子版)、图片(最多上传3张,支持PNGGPEG格式,500k以下)、视频(学习资料)、文档(仪器历史维护、出借记录)、二维码(二维码可打印出来贴到设备上,手机扫描后进入设备信息界面或学习资料界面)、收费标准、收费费用、仪器管理员(名字、电话、邮箱、QQ多选),附件(上传,可下载);

仪器状态由系统触发实时显示,也可手动修改:

1.默认正常使用

2.若故障报告提交后,显示故障中;

3.维修申请提交后,显示维修中;

4.维修审核成功后,仪器管理员修改状态为正常使用,显示正常使用;

5.当前时间段上课占用仪器,显示教学使用中;

6.维护中,管理员设置状态为维护中,显示维护中;

7.维护完成后,仪器管理员设置状态为正常,显示正常使用。

8.其他情况需要关停仪器,仪器管理员手动修改,仪器状态显示暂停使用。


1.2.2 准入方式


主要实现仪器使用准入以及仪器对应的电源控制器的相关信息设置,包括

1. 是否需要准入(复选,培训准入、答题准入)

若勾选培训准入:用户需要预约培训且通过审核后才能预约仪器,在培训管理中添加培训;

若勾选答题准入:每次使用仪器都答题,设置答对题数的下限,满足下限即可。

2. 是否需要签署安全协议书(单选,是/否)

是,每次预约该仪器时弹出安全协议书,用户勾选同意才能继续预约仪器,用户勾选不同意不能预约仪器;

否,预约仪器时不显示安全协议书,用户直接预约。

3. 是否设置最低预约信誉积分(单选,是/否)

是,设定分值(分值默认60分)使用者预约时,信誉积分若低于最低预约信誉积分,则提示其信誉积分不够,请与仪器管理员协商;

否,不管用户信誉积分如何,都可以预约仪器。

4. 预约时间结束时是否允许断电(单选,是/否)

是,设置关闭电源后,多长时间内才能打开电源;打开电源后,隔多长时间才能关闭电源;使用完仪器后,隔多长时间才能关闭电源,并提前多长时间提醒;

否,预约时间结束,系统不断电。

5.是否需要远程控制功能,控制器的IP地址等

若选择远程控制,则填写控制器的IP地址,可远程控制仪器的打开、关闭状态。


1.2.3 仪器状况


仪器维护

对于需要维护的仪器,点击仪器列表后的维护,填写维护时间段、维护厂商、维护事项后,提交维护申请,仪器状态变为维护中,待维护结束之后,由仪器管理员在维护申请列表中进行维护确认,仪器状态变为正常

故障报告

字段:仪器名称、报告人、日期、故障描述。

可增、删、改、查用户反馈的仪器故障报告

仪器维修

字段:发生日期、主要负责人、描述、仪器操作人、维修时间、维修人员、维修人联系方式、维修内容、验收人、验收情况、维修费用。

页面显示该仪器的多条维修记录,可查仪器的维修记录。


1.2.4 仪器群管理


仪器管理员对某些相同的仪器进行管理。仪器管理员可以按照仪器名称、仪器编号、仪器所属院系、仪器用途等条件筛选仪器。一个仪器只能属于一个仪器群。

新建仪器群时,需要输入仪器群的名称。

仪器群建好之后,可勾选仪器进入仪器群,也可从某个仪器群中移除某仪器。

当不需要仪器群的时候,仪器仪器管理员可以直接删除仪器群。


1.2.5 机组管理


机组指某一大型实验需要用到一系列仪器,单一的仪器无法完成实验,此时将所有实验所需要的仪器建立一个机组,方便统一管理和使用。一个仪器只能属于一个机组。

仪器管理员对操作某项实验需要的相关的仪器进行管理。新建机组,勾选仪器进入机组。

点击仪器数量,可查看该仪器群的仪器列表:仪器名称、仪器编号、仪器序号、型号规格等。

仪器管理员可以根据实际实验需要建立机组,将实验所用到的各个仪器勾选加入一个机组。仪器管理员可以根据仪器的名称、用途、仪器编号、机组编号、院系等筛选需要的机组。仪器管理员创建机组时需要输入机组的名称、所做的实验名称、所做的实验所属院系。

当不需要某个机组时,仪器管理员可以直接删除该机组,也可勾选批量删除。

当机组成员中一些仪器不需要使用或者机组需要添加新仪器,仪器管理员可以删除该机组中不需要的仪器或者添加某一个仪器进入该机组。


1.3 课题组管理


共享库获取;同步登陆者的经费卡账号和姓名

平台负责人负责分组,设置人员信息(学生、导师)。


1.3.1 新建课题组


系统提供根据课题组项目信息、项目成员、项目拓展信息创建课题组、绑定课题组经费卡的功能。


1.3.2 课题组成员管理


课题组具有负责人负责制,系统提供了课题组成员管理功能,课题组负责人可以审核课题组成员申请,添加课题组成员或删除课题组成员等功能。导师可以直接导入学生名单。


1.3.3 课题组信息管理


课题组信息管理:课题组可设置所需的提 醒消息,将仪器使用情况、缴费通知等消息以信息方式(如:站内信息、手机推送信息、短信、邮件等方式)发送到课题负责人。


1.3.4 课题组经费卡管理


由学院确定专人管理经费卡的数额(管理员添加该经费卡的数额,该数额使用完毕,管理员打印该课题组的使用明细,找到课题组签字确认,去财务处划账,然后再设置经费的数额)。

对于老师欠费的情况可在大仪院级门户网站公示台上公示,实验室管理员可查询出欠费情况严重的老师,设置让其学生不可以预约仪器,即在其预约时,提醒他由于老师欠费问题导致不可预约。


1.4 开放预约管理


1.4.1 功能概要


仪器预约显示用户使用中所有的时间段预约。可以看到已经提交的预约人、预约日期、预约时间段、状态(是否同意或未审批)。如果是在规定的可修改时间段内,可以点击该预约的修改操作,也可以点击该预约的删除操作取消预约。如果状态是同意,表示预约成功。如果要提交新的预约,通过点击预约,在弹出的表格中的空白处点击即可以进行预约。

系统发布详细的仪器信息:仪器简介、功能、所在位置、仪器图片、购置日期、购置厂家等信息方便使用者查看预约;

以日历模式查看各仪器每月每周每天每时的预约情况,并对空闲时段进行网上预约网络预约,可以定义选择多种预约模式。可关键字快速搜索大型精密仪器并进行预约。


1.4.2 预约模式


根据不同的类型分为内部预约、校内预约、校外预约几个功能。

预约用户分为教师,研究生,校外人员(注册后使用)。预约时可按名称、部门、分类、应用领域等查询可用的仪器,可查看仪器的预约情况、可预约时间,选择仪器后可填写预约单,内容包括预约时间、使用用途、待测样品、测试方式(自行测试、委托测试)、联系电话等。


1.4.3 预约设置


1.设置仪器提前预约时间、最少提前预约时间天数、最大提前改预约时间、用户预约优先权、是否允许本科生预约。若超过最大提前改预约时间,或少于最少提前预约时间天数,则取消预约。(写出下面的与否关系)

2.设置预约形式可分为计时、计次、计样品数、送样检测和扫描预约五种。

3.设置预约接待对象分为院内、校内院外、校外三类。

4.设置禁用时间(勾选|周一至周日)、可预约时间段(勾选|30min为单位)。

5.设置审核流程  选择审核等级:仪器管理员、导师、平台(实验室)负责人、中心主任

6.送样设置 设置仪器是否允许用户送样,最大样品数,并优先方便用户选择送样时间范围,字段:是否接收送样、送样时间间隔、送样开放天数、送样开放星期、送样开放时间、最大样品数。

7.是否需要仪器保留(单选,是/否)

课程内使用仪器,在课程结束时先保留,状态显示为使用中,其他学生可以在网页上看到这些仪器的状态因而不进行预约,电源控制器检测电流电压,如果检测显示固定时间内仪器无人使用才开放此仪器其他学生可以进行预约。学生需要第二天继续使用特定机器完成作业(作业内容在该台机器上),需要提交给老师或者管理员,操作给学生保留。


1.4.4 预约管理


用户可把常用仪器加入收藏夹,便于快速进行预约,可复制、下载、打印预约单。仪器使用时仪器管理员可实时记录使用人员、项目名称、使用机时、测试样品数量等信息,系统能自动实现费用结算;也可在仪器使用完成后由仪器管理员登记上述相关信息。可根据预约单生成使用登记的内容。没有预约直接使用仪器的,仪器管理员也可登记使用情况。对于校外测试,可登记测试单位、发票号等信息。可打印仪器测试结算单,作为财务结算依据。仪器使用完成后可测试结果上传至服务器,用户凭账号自行下载。用户可对仪器使用情况进行评价。可提供按学院、仪器、测试时间、用户、用途等条件查询仪器的预约单、使用登记单,查询范围分校级、院系、机组,查询结果可导出Excel。


 计次预约

预约的类型,按照次序进行预约,此预约适用于对仪器使用时间长短不确定的预约。送样预约(预约),批准以后生成一个样品的内部编号,发短信通知仪器管理员。

 时间预约

仪器管理员可根据本仪器的特点灵活设置仪器可预约的时间;

预约的类型,按照时间进行预约,在预约的某个时间段,使用者可以对仪器进行使用。

 项目预约

支持对项目的预约,点击仪器名称,弹出仪器信息卡;点击分析项目名称,直接进入检测预约界面。

 扫描预约(收藏,快速进入)

每台仪器入库都与唯一仪器编号对应,并用二维码打印机生成二维码,各部门收到仪器后,将二维码贴于相应仪器上,并通过系统中的仪器基本信息,使系统中的仪器信息与条码信息关联,二维码中设置预约界面链接,扫描仪器二维码直接进入预约界面,对仪器进行预约。


在预约生效前某段时间可以对自己的预约进行修改;对临时突发经过内部审核后调整,并通过信息发布页面与短信通知相关预约人。


 预约审核

根据不同的预约类型设置实验室主任审核,教师、导师与实验室主任审核等多种审核流程,支持预约条件设置(如证书与承诺等),短信发、E-MAIL审核与网上在线审核;预约单需审核通过后才生效,可以根据账号的角色类型灵活设置审批流程、审批规则。系统能给申请人发送审核结果的消息提醒。仪器管理员可根据情况调整预约时间;用户如不能按预约进行测试,可申请调整时间或取消预约。私自取消预约的用户将被扣除信誉积分,信息积分低于60分的将会被取消预约资格。


1.5 安全准入管理



根据学员参加培训与考核的情况,建立相应的培训档案,对符合培训要求,能够进行独立上机的学员颁发合格证,为对准入控制提供依据。

要求相关使用者在首次使用的时候需要通过安全培训,基于此,在设备管理里增加了设备项,是否需要安全准入,如果需要的话,首次预约者需要先培训预约,现场通过才可以进行设备的预约。安全准入的形式又分为三种,设备管理员可以根据自己的需求在设备的参数设置中选择。


安全准入流程


1.5.1 集中时间段培训


老师设置某一个时间段对设备进行培训,学生进行培训预约,培训通过后才能对此设备进行预约。


1.5.2 随时培训


相关人员在预约设备之前,到设备管理员办公室进行相关的设备培训或者考核,通过后设备管理员将名单添加到系统中,此人便可进行设备预约。


1.5.3 网上答题


主要针对需要通过培训并且考核通过后用户才能使用的仪器,管理员可以上传培训资料,添加题库,出考试卷,查看考试记录等操作。

培训资料库:管理员可以在此添加培训资料,可上传视频或多种形式的文件,学生可在线阅览也可下载学习。

考题库:管理员在此添加考题信息(题型:单选、多选、判断、对错),可以通过EXCEL TXT形式导入题目。

自动组卷:设置试卷的考核标准(得分或正确率),并从题库选取试卷题目,可以设置可以进行考试的日期范围、考试时间长度(到时自动提交)、每人参与考试的次数。

考试记录:查看用户考试记录,搜索后可以看到用户提交的考试记录列表,每次考试结果。

管理员首先需要新建题库,导入或添加题目以及答案到题库中,然后新建考试,选择题目、设置每题的分数、总分数、发布考试,学生参加考试且分数达到准入分数线后即可进入到准入名单中,若分数低于60分需要再次考试,直到进入准入范围,才可进行预约申请。

在阅读相关信息后出现答题页面,必须要通过答题才能进行设备预约


1.6 预约权限及人员管理


1.6.1 等级设置


设置系统使用等级

默认A,B,C等级,对各个等级进行的时间进行设定。

1.默认A等级(使用者可以在任何时间段,仪器正常使用均可使用;含寒暑假,平常假期,工作时间)对以上时间段进行设置。

2.默认B等级(使用者可以在规定时间段,仪器正常使用均可使用,含平常假期,工作时间)

3.默认C等级(使用者可以在规定时间段,仪器正常使用均可使用,含工作时间)


1.6.2 人员管理


1.6.2.1 黑名单


以列表形式展示所有仪器相关的黑名单信息,可以根据学生姓名、仪器编号、仪器名称、实验室、时间进行搜索查询。可以将已拉黑学生移出黑名单,该生将可以正常预约仪器。


1.6.2.准入名单


列表形式展示可以预约仪器的使用者名单信息,列表为通过培训准入、考试准入和答题准入的使用者以及手动添加的名单,可以根据学生姓名、学号进行搜索查询。可以将学生移出准入名单,该生将不能预约有准入限制的仪器,需要重新通过准入。

等级提升:由仪器管理员向上级提出需提升登记的学生名单,由平台管理员审核方可提升成功。


1.6.2.3 仪器授权


设置用户对随到随用仪器的使用权限,也可以进行在周期性授权中,设置某些特定用户特定周期的使用权限。


1.6.2.4 优先权设置


通过“预约规则”,可定义仪器不可预约时间(名称、开始时间、结束时间、备注)、用户预约优先权(用户姓名、时间)、用户可预约时间段(用户姓名、时间)、用户预约限制(用户姓名、时间限制)、用户类型可预约时间段(用户类型、时间)、准入等级可预约时间段设置(等级、可预约时间段)


1.7 信誉积分


通过信誉积分管理模块,可对用户在实验室日常的行为进行规范,保障包括大型仪器在内的各类仪器仪器开放使用的有序性,是对实验室管理制度的完善,是系统正常运行的保证。


1.7.1 扣分制


各级用户均具备初始化信誉积分100分,系统可根据不同的仪器仪器、实验条件、实验规则及中心的规章制度设置不同的扣分标准;系统具有信誉积分模板,内置部分扣分标准,用户也可个性化增加不同的扣分标准。随意预约占位/占用资源、无故预约不来、预约迟到、未正常刷卡进出、违规操作、破坏实验室制度、造成安全事故等。每次操作完由仪器管理员为本次预约人员打分。


1.7.2 黑名单制


即当学生行为不端,把学生拉入黑名单,该生将不能预约所有实验室。

每次操作完由仪器管理员为本次预约人员打分,也可直接拉进黑名单;对于黑名单中的用户,需要重新进行准入培训/考试,否则不可预约;


1.7.3 申诉管理


学生扣分之后可以向管理员重新申请转入,使用某个仪器或仪器。对仪器预约及使用产生的扣分存在疑问的用户,可通过申诉方式与管理员进行沟通。


1.8 公告评论


仪器管理员可以发布与仪器相关的公告信息,方便预约仪器的用户提前调整自己的实验预约计划。公告发布后管理员可以修改、删除。可设置用户是否需要阅读完公告才能进行预约。

用户使用仪器后可对仪器各方面发表评论,管理员可以删除用户评论。


1.9 送样检测管理


用户在此模块,可查看到接受送样的仪器列表,通过点击“送样检测”,可查看仪器的基础信息、送样要求、已预约样品数、可预约样品数等内容;点击“预约”,填写测试任务,提交后,待仪器管理员确认并通知送样人送样时间、预计费用,送样检测完成后,由仪器管理员上传检测报告等材料,并通知送样人前来领取相关资料;


1.10 收费结算


收费结算可实行使用前预付款和使用后实付款两种模式。仪器管理员需要对收费情况进行费用核定,用户缴费前需根据费用核定进行收费确认。建立学院的测试费用专用账户,校内人员通过个人账户(如资金卡)或课题组共用账户转账到学院账户的方式实现结算,校外人员通过现金、转账等实现结算。收费结算保留与学校财务系统实行数据对接的功能。计费收费结算能生成明细报表,并下载及打印输出。

收费结算如果与预计收费不一致,账单的生成将会提交到中心领导进行审核,通过审核后发布给最终用户,确认后扣除费用。


1.11 服务评价管理


相关的设备预约和送样检测,预约者可以对实验室设备管理员进行评价,评价项可以自己定义。

字段名为打分项名称、是否可以以及删除和编辑。预约者可以对每项进行评价,按照星级进行,并且可以添加相关备注

评价统计:系统可实现按仪器、人员、服务项目分类统计用户评价信息。


1.12 消息管理


教师可以直接在信息门户中给相关人员发送邮件和短信,同时,相关的预约信息也可以设置用邮件和短信进行信息提示。

系统可具有从PC应用端及移动应用端接受各类系统发送的消息和提醒功能,已便于用户及时了解预约审批等业务实时状态消息,用户也可回复相关站内消息。(消息内容包含:邮件审批、扣费通知、预约审批通知等内容)

         


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